Warum jedes Unternehmen klare IT-Regeln braucht
In großen Unternehmen ist das Standard: Es gibt Regeln für den Umgang mit IT-Systemen, Passwörtern, sensiblen Daten und E-Mails. In vielen kleinen Betrieben läuft vieles eher nach Bauchgefühl. Verständlich: um was soll man sich denn noch alles kümmern? Aber das kann gefährlich werden.
Eine IT-Hausordnung hilft Ihnen, Ordnung und Sicherheit in Ihre Unternehmens-IT zu bringen. Sprechen Sie dazu auch unbedingt mit Ihrem externen IT-Dienstleister.
Was ist eine IT-Hausordnung?
Eine IT-Hausordnung ist ein einfaches Regelwerk für den alltäglichen Umgang mit Computern, Programmen, E-Mails und Daten im Betrieb. Sie richtet sich an alle Mitarbeitenden, also vom Empfang über die Buchhaltung bis zur Geschäftsführung, und sorgt dafür, dass alle wissen, was sie dürfen, was sie lassen sollten, und worauf es ankommt.
Dabei geht es nicht um Kontrolle, sondern um Klarheit und Schutz. Wir stellen Ihnen eine Muster-IT-Hausordnung zur Verfügung, die Sie für Ihren Betrieb anpassen können:
Warum ist eine IT-Hausordnung so wichtig?
1. Schutz vor teuren Ausfällen
Cyberangriffe, Datenverlust oder versehentlich gelöschte Dateien – viele IT-Probleme entstehen durch Unwissenheit oder kleine Fehler im Alltag. Eine IT-Hausordnung hilft, diese Risiken zu minimieren.
2. Bessere Zusammenarbeit mit Ihrem IT-Supporter
Wenn alle im Team wissen, wie sie IT-Probleme erkennen, richtig melden oder im Vorfeld vermeiden können, spart das Zeit, Nerven und Kosten. Sowohl bei Ihnen als auch beim verantwortlichen IT-Dienstleister.
3. Verantwortung übernehmen
Sicherheit ist nicht nur „Sache der IT“. Jeder und jede im Unternehmen trägt Verantwortung. Eine Hausordnung macht das transparent, ohne jemanden zu überfordern.
Beispiel 1: Mit IT-Hausordnung – Handwerksbetrieb
Die meisten Mitarbeitenden dieses Handwerkbetriebs sind im Außendienst unterwegs, das Büro wird von zwei Kolleginnen organisiert. IT ist nicht ihr Schwerpunkt, aber es gibt eine kurze, klare IT-Hausordnung, die der betreuende IT-Dienstleister gemeinsam mit dem Geschäftsführer erstellt hat.
Diese Regeln gibt es u.a. in der Hausordnung:
- Passwörter werden nicht auf Zetteln notiert.
- Updates müssen nicht selbst angestoßen, aber der Rechner darf nicht vorzeitig ausgeschaltet werden.
- Unbekannte E-Mail-Anhänge werden nicht geöffnet, sondern direkt an den Support weitergeleitet.
- Alle Daten werden zentral auf dem Server gespeichert, nie nur lokal.
Das Ergebnis:
- Als eine Mitarbeiterin eine täuschend echt aussehende Phishing-Mail bekommt, erinnert sie sich an die Regel: „Im Zweifel nicht klicken“. Sie meldet sich beim Support: kein Schaden entsteht.
- Neue Mitarbeitende erhalten die IT-Hausordnung bei der Einstellung und sind sofort im Bild.
- Der IT-Support hat weniger Rückfragen und kann effizienter helfen.
Beispiel 2: Ohne IT-Hausordnung – Grundschule
An einer Grundschule gibt es acht PCs für Lehrkräfte und Verwaltung. Alle unterschiedlich eingerichtet. Es gibt keine klare Zuständigkeit für IT-Themen, auch keine Hausordnung.
Typischer Alltag:
- Updates werden von den Lehrkräften selbst angestoßen oder eben ignoriert, weil „sie stören“.
- Passwörter sind oft identisch und kleben auf Post-Its am Bildschirm.
- Private USB-Sticks werden regelmäßig genutzt, um Unterrichtsmaterialien mitzunehmen.
- Eine Lehrkraft klickt auf einen infizierten E-Mail-Anhang, das komplette Netzwerk muss danach neu aufgesetzt werden.
Das Ergebnis:
- Die Schule hat eine Woche lang keinen Zugriff auf Verwaltungsdaten.
- Der IT-Support muss zeitaufwendig Ursachenforschung betreiben.
- Die Lehrkräfte sind verunsichert, es gibt keine verbindliche Orientierung.
Was sollte in einer IT-Hausordnung stehen?
Wir geben Ihnen einige Beispiele für sinnvolle IT-Regeln:
- Keine einfachen oder mehrfach genutzten Passwörter. Passwörter nicht aufschreiben oder teilen.
- Keine Anhänge oder Links aus unbekannten Quellen öffnen. Im Zweifel nachfragen.
- Computer und Programme regelmäßig aktualisieren oder automatische Updates zulassen.
- Keine privaten USB-Sticks oder Geräte ohne Rücksprache anschließen.
- Wichtige Dateien niemals nur lokal speichern. Immer auch auf dem Server oder (nach Abstimmung) in der Cloud sichern.
- Nur Zugriff auf Daten erhalten, die für die eigene Arbeit notwendig sind.
- Klare Regeln, wie und wann Probleme oder verdächtige Vorkommnisse dem IT-Support gemeldet werden.
Wie führt man eine IT-Hausordnung im Betrieb ein?
Einfach starten
Es braucht kein 20-seitiges Regelwerk. Eine DIN-A4-Seite mit den wichtigsten Punkten reicht fürs Erste völlig.
Verständlich formulieren
Fachbegriffe lieber weglassen, jeder soll die Regeln verstehen können.
Gemeinsam abstimmen
Stimmen Sie die Hausordnung mit Ihrem IT-Dienstleister ab, damit sie zur Technik im Unternehmen passt.
Regelmäßig besprechen
Beim Onboarding neuer Mitarbeitender oder auf Team-Meetings: Die IT-Hausordnung lebt davon, dass man sie immer wieder in Erinnerung ruft.
Jetzt Muster-IT-Hausordnung runter laden:
Fazit
Die IT-Hausordnung ist wie eine Spielregel fürs sichere Arbeiten mit Technik. Sie schützt Ihr Unternehmen vor vermeidbaren Problemen und schafft ein gemeinsames Verständnis. Ihr externer IT-Berater wird Ihnen nicht nur gerne dabei behilflich sein, Ihre IT-Hausordnung zu erstellen. Ihre Zusammenarbeit wird dadurch auch wesentlich einfacher und effizienter.
