Manuela ist seit drei Jahren bei pcvisit. Hier erzählt sie über ihren Job als Office Managerin.
Hi Manuela, was gehört zu deinem Job im Office Management, das in keiner Job-Beschreibung steht?
Ganz klar emotionaler Support. Das Office Management hält den Laden zusammen – das ist ja kein Geheimnis. Aber eben nicht nur mit Organisieren und Planen, sondern auch mit Herz und offenen Ohren.
Das „Büro managen“ klingt eher sachlich, fachlich…
Ist es. Aber es gibt auch eine große kreative Komponente und das macht mir viel Spaß. Prozesse optimieren, Reisen oder Events planen. Im Office Management muss man vieles können 🙂
Wie sieht dein Arbeits-Alltag aus?
Bis auf Post bearbeiten gibt es eigentlich keine Routine. Jeder Tag ist anders: Abrechnungen machen, Verträge erstellen, Dienstleister koordinieren – das habe ich immer schon geliebt an dem Job.
Wo arbeitest du, im Home Office oder im Büro?
Von zu Hause aus und im Büro. Da sind wir bei pcvisit sehr flexibel. Die Kombination Home Office und Büro ist super. Nur zu Hause möchte ich nämlich auch nicht arbeiten. Ich fahre immer mit dem Rad ins Office, Sommer wie Winter. Wie der Helge (CTO), wir zwei kommen immer angesaust 🚲
Job-Profil: Was macht eine Office Managerin / ein Office Manager?
Das Office Management kümmert sich um die reibungslose Organisation und Verwaltung des Büro-Alltags. Dazu gehört z.B.: Geschäfts-Briefe und Präsentationen erstellen, Meetings, Veranstaltungen und Geschäfts-Reisen planen, Büro-Materialien besorgen, Bewerbungen sichten, neue Mitarbeiter onboarden, Datenbanken pflegen, Kosten abrechnen, Urlaubs-Anträge bearbeiten, das Büro-Budget verwalten und einiges mehr. Richtig viel zu tun also.
Als Office Manager braucht man spezielle Fähigkeiten, wie Organisations-Talent, Kommunikations-Skills, ein hervorragendes Zeit-Management und kreative Lösungs-Ansätze. Man muss Prioritäten setzen können und sollte nicht schüchtern sein, die KollegInnen ab und zu an Deadlines zu erinnern. Auch technische Fähigkeiten sind gefragt: etwa für Bürosoftware-Programme und E-Mail-Systeme.
Office Manager sind Team-Player, die effektiv und vertraulich kommunizieren, Konflikte lösen und eine positive Arbeits-Umgebung schaffen. The Power of Office Management – ohne das läuft nix im Büro.
Wie lange arbeitest du schon in deinem Beruf, Manuela?
Schon immer. Ich bin Diplom Ingenieurin Bauwesen und habe mich in großen wie kleinen Unternehmen um die Organisation und Planung gekümmert.
Und was gefällt dir bei pcvisit besonders?
pcvisit wird familiär geführt und die Entscheidungs-Wege sind kurz. Wir haben ein tolles Team und ich freue mich immer, wenn alle z.B. beim Sommer-Fest zusammen kommen.
Wie würdest du deine Erfahrungen im Office Management zusammen fassen?
Wer Office Management macht, ist die Ansprechpartnerin für alle und das Herz-Stück von allem. Wenn jemandem der Schuh drückt, wenn jemand Sorgen hat, was geklärt haben will – es ist meine Aufgabe, mich darum zu kümmern. Alle sollen sich wohl fühlen, auch neue Mitarbeitende. Da rufe ich dann immer mal an, ob alles in Ordnung ist.
Man muss die Antennen ausgefahren haben, um rechtzeitig mitzubekommen, wenn sich jemand nicht wohl fühlt. Ich würde sagen, das ist auch eine Lebens-Einstellung. Also Spaß daran zu haben, andere zu supporten. Wenn mir jemand von Problemen erzählt und seien sie noch so klein, behandle ich das nicht oberflächlich. Man sollte klare Aussagen treffen, klare Ansagen machen können und zugleich auf emotionaler Ebene für alle da sein.
Danke Manuela!
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